Warum wir keine Akten mehr haben

22.07.2019

Seit Anfang 2015 arbeiten wir in unseren Büroräumen in der Bahnhofstr. 19 in Freinsheim. Damals sind wir hierhergezogen, weil wir einfach mehr Platz brauchten, vor allen Dingen mehr Platz für unsere Akten und archivierten Dokumente.

In den letzten 4 Jahren ist viel passiert. Die digitalen Möglichkeiten haben sich in Riesenschritten entwickelt. Mittlerweile verzichten wir weitgehend auf Papier. Die meisten Dokumente unterzeichnet uns der Kunde in der Zwischenzeit mit Hilfe eines elektronischen Unterschriftensystems. Verträge und Schadenvorgänge werden digital verwaltet. Papierpost kommt nur noch wenig bei uns an und wird sofort gescannt. Wir sind nahezu komplett digital. Auch der Kunde bekommt von uns, soweit es möglich ist, seine Unterlagen digital übergeben. Das spart Ressourcen und ist umweltfreundlich.

Aktenvernichtung und leere Schränke

Ganz papierlos geht es aber immer noch nicht. Aber das liegt überwiegend an den verschiedenen Gesellschaften. Denn jeder Versicherer hat einen anderen technischen Entwicklungsstand. Aber auch das wird sich ändern und entwickeln.

Natürlich war es ein enormer Kraftakt, alle unsere Unterlagen zu digitalisieren. Parallel zu den aktuellen Vorgängen haben wir die alten Papierakten abgearbeitet. Damit alles auch wiedergefunden wird, steckt System in unserer Digitalisierung. Alles hat sozusagen seinen digitalen Platz.

Nachdem jede einzelne Akte in digitaler Form vorliegt, konnten wir ruhigen Gewissens diese Altlasten entsorgen. Das schafft in unserm Büro neuen Raum. Zusätzlich motiviert es sehr, in der Tagesarbeit nahezu alles auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben.

Und der nächste digitale Schritt kündigt sich auch schon an. In wenigen Monaten werden wir unseren Kunden eine komplett digitale Akte zur Verfügung stellen können. Da ist dann alles hinterlegt, was man an Informationen zu Verträgen und Schadenfällen benötigt. Aber mehr dazu wenn es soweit ist.

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